با پیشرفت علم و تکنولوژی در دنیای امروز، تقریبا می‌توان گفت که همه چیز تغییر کرده است. در ابتدا سرعت تغییر در تمام جوانب زندگی بسیار پایین بود، اما با گذر از دورۀ اولیۀ بروز تغییر و به‌روز شدن مردم، شدت سرعت این تغییرات به‌صورت تصاعدی افزایش یافت.
در زمان حاضر برای همگام بودن با تغییرات در زمینه‌ای خاص، به مطالعه و ارتباطات زیادی نیاز است. دسترسی به آخرین اطلاعات و اخبار جدید و ارتباط گرفتن با مردم حتی در آن سوی کرۀ زمین نیز با پیشرفت تکنولوژی امکان‌پذیر شده است.
پیدایش نرم‌افزارهای حسابداری نیز یکی از نتایج این پیشرفت تکنولوژی است. در گذشته برای انجام فعالیت‌های مالی و ثبت حساب‌ها در تمامی کسب‌وکارها و تجارت‌ها، از روش سنتی و کلاسیک استفاده می‌شده است. فردی با عنوان حسابدار به انجام این فعالیت می‌پرداخت و گاهی در رده‌های بالاتر از مدیران مالی نیز استفاده می‌شد. کار با اعداد و ارقام و ثبت حساب‌ها و انجام محاسبات، کاری سخت و زمان‌بر بود که با توجه به شرایط افراد، امکان خطاهای عمدی و یا سهوی در این نوع حسابداری وجود داشت. با پدید آمدن نرم‌افزارهای حسابداری، کار حسابداران بسیار راحت شد.
نرم‌افزار حسابداری همانند یک دستیار به افراد مشغول در زمینه‌های مالی کمک شایان توجهی کردند. علاوه بر سرعت بالای انجام محاسبات مورد نظر و گزارش‌گیری، درصد خطا در استفاده از این نرم‌افزارها به‌شدت کاهش یافته است. امروزه با تعیین وزارت اقتصاد و بیمه که هرسال نرم‌افزارهای مورد تایید خود را اعلام می‌کند، تمام سازمان‌ها و کسب‌وکارها موظف هستند تا یکی از انواع نرم‌افزار حسابداری مورد تایید را انتخاب کرده و برای گزارش‌های مالی خود به کار بگیرند. از آن‌جایی که قسمت مالی در هر کسب‌کار، قسمتی مهم و حساس است، نیاز است تا گزارش‌های مالی و سایر فعالیت‌ها با بیشترین دقت و با امکان کنترل و تحلیل در هر مرحله تهیه شوند.
درخواست دموی رایگان سامانه مودیان
جهت دریافت مشاوره رایگان و درخواست دموی سامانه مودیان تماس حاصل نمایید.
نرم‌افزارهای حسابداری چگونه کار می‌کنند؟
نرم‌افزارهای حسابداری با کارکرد سیستماتیک، داده‌های خام را به‌عنوان ورودی دریافت کرده و با انجام محاسباتی که برای آن‌ها برنامه‌ریزی شده است، خروجی قابل استفاده را تحویل می‌دهد. هر کدام از بهترین نرم‌افزار حسابداری علاوه بر انجام تعدادی از کارهای عمومی و مشترک با سایر نرم‌افزارها، ممکن است یک کارکرد تخصصی نیز داشته باشد.
با گذشت زمان انجام امور مالی با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری گسترش یافته و همچنین محاسبات پیچیده‌تر می‌شوند. بنابراین این محاسبات پیچیده، گاه نیاز به یک نرم‌افزار تخصصی دارد. هر کسب‌وکاری متناسب با نوع فعالیت خود و ارائۀ خدمات یا محصولات خود، نیاز به نوعی از نرم‌افزارهای حسابداری دارد تا بتواند بهترین بازدهی و عملکرد را از نرم‌افزار حسابداری دریافت کند.
مطلب پیشنهادی: 7 ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب
در حالت کلی نرم‌افزارهای حسابداری به چهار دستۀ کلی تقسیم می‌شوند.
- نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی
- نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی
- نرم‌افزارهای حسابداری تولیدی
- نرم‌افزارهای حسابداری صنفی
هر یک از این موارد با توجه به نام آن‌ها مناسب برای فعالیت‌های مالی هر دسته هستند.
هر نرم‌افزار حسابداری خوب باید شامل ویژگی‌ها و امکاناتی باشد تا بتواند از حداقل انجام محاسبات مورد توقع از آن بریاید. در ادامه به بررسی این امکانات می‌پردازیم.
نرم‌افزارهای حسابداری خوب به چه امکاناتی نیاز دارند؟
کاربری آسان و کاربر پسند
اولین ویژگی یک نرم‌افزار، باید آسان بودن کار با آن و چشم‌نواز بودن محیط کاربری آن باشد. نرم‌افزار دارای پیچیدگی و بدون جذابیت مورد استقبال کاربران قرار نمی‌گیرد. باید توجه کنید که عامل موفقیت در هر کسب‌وکاری، جلب نظر و رضایت مشتریان و یا مخاطبان آن است. از آن‌جایی که حسابداری بیشتر با اعداد ارقام سروکار دارد، افزودن جذابیت‌های بصری و استفاده از نمودار و جداول می‌تواند علاوه بر انتقال بهتر مفاهیم، ارتباط راحت‌تری را میان حسابدار با سایر مدیران و ناظرها به‌وجود آورد.
ارائۀ گزارش‌های مالی و تحلیلی حسابداری
از مهم‌ترین امکانات مورد نیاز نرم‌افزارهای حسابداری خوب، ارائۀ گزارش‌های مالی و تحلیلی است. داشتن اطلاعات و همچنین تحلیل آن‌ها می‌تواند کلید قدرت و موفقیت بسیاری از کسب‌وکارها باشد. با داشتن این‌گونه از گزارش‌های مالی، علاوه بر داشتن اطلاعات دقیق‌تر در هر حوزه، حسابداران و مدیران مالی می‌توانند با استفاده از این نرم‌افزار در سایر کارهای خود مانند تنظیم گزارش‌های مالی دیگر، در وقت خود صرفه‌جویی کنند و در زمانی کوتاه‌تر، به فعالیت مفید بیشتری بپردازند.
دارا بودن سیستم حسابداری منسجم با قابلیت ادغام
هر سازمان و کسب‌وکاری در بخش‌های مختلفی از خود، نیاز به نرم‌فزار حسابداری دارد. برای مثال مدیریت خرید و فروش، حساب‌ها و گزارش‌های مرتبط با بانک و چک، بایگانی، دستمزد کارکنان و مواردی از این دست که نیاز است، تمامی اطلاعات به‌دست آمده از هر بخش به‌صورت منسجم و یکپارچه در دسترس باشد. همچنین این سیستم منسجم می‌تواند موجب تسهیل کارهای مدیریتی و کنترل درهر مرحله شود.
همچنین بخوانید: سامانه مودیان رایگان مالیاتی
قابلیت به‌روز رسانی و همگام شدن با تغییرات جدید
همان‌طور که پیش‌تر نیز بیان شد، تغییر، جزو لاینفک زندگی امروز شده است. از جمله امکانات مورد نیاز نرم‌افزارهای حسابداری خوب، امکان ایجاد تغییرات لازم و متناسب با قواعد و قوانین جدید است. با گذشت زمان ممکن است اصلاحاتی در یک سیستم و یا روند گزارش‌گیری مرتبط با بخش مالی و حسابداری، لازم باشد. این تغییرات می‌توانند در جهت برطرف ساختن عیب‌های گذشته و یا ارائۀ خدمات بهتر باشند. نرم‌افزارهای حسابداری باید قابلیت اعمال تغییرات را در هنگام برنامه‌نویسی دارا باشند، تا بتوانند در بازار پررقابت امروزی پابرجا بمانند و حتی از رقیبان پیشی بگیرند.
درخواست دمو
تنوع در سیستم حسابداری
با توجه به وسعت مشاغل و کسب‌کارها، نرم‌افزارهای حسابداری نیز لازم است به همان اندازه متنوع باشند. در شغل‌های متفاوت نیاز به نرم‌افزارهای حسابداری خاصی هست تا نیاز به قراردادها و گزارش‌های مالی مرتبط با آن برطرف شود.
امکان توسعۀ ظرفیت و کاربران در نرم‌افزار حسابداری
به‌طور معمول شروع هر کسب‌وکاری، از تعداد کارکنان و فضای کمی شروع می‌شود. سپس با کسب موفقیت، به گسترش فعالیت می‌پردازند. نرم‌افزارهای حسابداری باید این قابلیت را داشته باشند تا در صورت نیاز امکان افزایش در تمام زمینه‌ها را داشته باشد. همچنین این توسعه و افزایش کارکرد نباید سرعت آن‌ها را تحت تاثیر قرار دهد.
امنیت اطلاعات در نرم‌افزار حسابداری
از عوامل بسیار و مهم و حساس در کسب‌وکارها، داشتن امنیت اطلاعات و عدم افشا شدن آن‌هاست. اطلاعات مالی هر سازمان از اطلاعات مهم بوده که نباید در دسترس افراد دیگر قرار گیرد. تضمین امنیت اطلاعاتی که وارد نرم‌افزارهای حسابداری می‌شود، برعهدۀ شرکت‌های سازندۀ این نرم‌افزارهاست. دارا بودن این مورد از جمله امکانات مورد نیاز نرم‌افزارهای حسابداری خوب است و هرچه این امنیت بیشتر تضمین شود، امکان موفقیت و جذب مشتریان بالاتر خواهد رفت.
پشتیبانی پس از فروش و قیمت مناسب از دیگر مواردی هستند که نرم‌افزارهای حسابداری را موفق می‌کنند.
بدون دیدگاه